Les obligations comptables.

L'abattement forfaitaire spécifique aux statuts d'auto-entrepreneur et de la micro-entreprise entraîne une simplification très importante au niveau gestion.
Ainsi la tenue d'une comptabilité complexe n'est plus nécessaire pour définir les revenus puisque ceux-ci sont calculés forfaitairement en appliquant un abattement sur le chiffre d'affaires réalisé.
Le seul besoin est donc de connaître le chiffre d'affaires réalisé pour appliquer l'abattement. Pour cela quelques journaux sont nécessaires comme nous le détaillerons plus loin.

Définir la méthode de détermination du résultat.

L'auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur a le choix entre définir son chiffre d'affaires sur les ventes (factures) ou définir son chiffre d'affaires sur les recettes (encaissements). Ce choix influence les revenus déclarés en fin d'exercice.

Exemple :

• Vous optez pour la détermination du CA sur les ventes.
  Le journal utilisé pour définir le total de votre chiffre d'affaires est le journal des ventes.
  Toutes les factures émises à vos clients du 1er janvier au 31 décembre sont retenues, qu'elles soient réglées ou pas.
  Vous risquez donc d'être imposé sur des sommes que vous n'avez pas encore encaissés, mais vous conservez plus de marge de manœuvre sur le CA de l'exercice suivant.
  
• Vous optez pour la détermination du CA sur les encaissements.
  Le journal utilisé pour définir le total de votre chiffre d'affaires est le livre des recettes.
  Toutes les sommes encaissées du 1er janvier au 31 décembre sont retenues, qu'elles soient facturées ou pas.
  Vous évitez le décalage entre vos encaissements effectifs et l'imposition, mais votre chiffre d'affaires reflète moins la réalité de votre production et vous alourdissez l'exercice suivant (vous serez payé de vos travaux l'année suivante et comme le but est quand même de développer son activité, vous risquerez de butter sur le problème des plafonds d'activité plus rapidement).

Suivant votre activité et le délai de règlement moyen de vos clients, vous aurez probablement intérêt à un choix ou l'autre. Mais sachez que ce qui peut vous rendre service sur un exercice se fera au détriment du suivant et vice-versa.

Vous devrez en effet conserver le même choix pour tous les exercices suivants car bien sûr ce choix doit être fait une fois pour toute, et ne peut changer d'un exercice à l'autre (l'exercice est identique à l'année civile dans le cadre de la micro-entreprise, du 1er janvier ou début d'activité jusqu'au 31 décembre).

Les journaux comptables et archives.

Pour sa comptabilité, l'auto-entrepreneur ou le micro-entrepreneur à donc l'obligation de tenir :

• Un journal des ventes chronologique regroupant les ventes (factures client) de l'exercice avec la date, la description de la vente et son montant.
• Un journal des achats chronologique regroupant les achats (factures fournisseur) de l'exercice avec la date, la description de l'achat et son montant.
• Un livre des recettes chronologique regroupant les recettes (règlements client) avec la date, la description de la recette et son montant.
• Un registre des immobilisations regroupant les entrées (achats) et les sorties (ventes) d'immobilisations avec leurs dates d'entrée ou de sortie, la description de l'immobilisation et leurs valeurs d'entrée ou de sortie.
  Les immobilisations sont le matériel, l'outillage, le véhicule etc. utilisés dans le cadre de l'exploitation  de l'activité (fonctionnement de l'entreprise).

Voir le modèle de registre Achats et Recettes recommandé par le gouvernement.

Il devra d'autre part conserver les documents (factures d'achats, factures de ventes, relevés bancaires etc.), ces documents seront à présenter dans le cas d'un contrôle. Il est donc conseillé de les classer par ordre chronologique dans un ou plusieurs dossiers (chemises cartonnées à rabats) suivant le volume, dossier sur lequel figurera l'année de l'exercice.

Exemple d'organisation :

• Une chemise intitulée "Social", dans laquelle vous regrouperez tous les courriers des organismes sociaux (vous pouvez la prévoir à dos large, les courriers ne manqueront pas...) vous y mettrez les documents de :
  - RSI ou Régime Sociale des Indépendants qui recouvre l'ensemble des cotisations pour les artisans et les commerçants.
  - Organisme de retraite si vous êtes en profession libérale (qui devraient êtres aussi à l'avenir regroupés au sein du RSI).
• Un chemise intitulée 'Fiscal', dans laquelle vous rangerez les courriers émanant de l'administration fiscale et une copie de vos déclarations.
• Une chemise intitulée "Création", dans laquelle vous stockerez tous ce qui concerne votre déclaration d'activité, la copie de votre déclaration originelle et les courriers déclaratifs que vous recevrez.
• Enfin la ou les chemises "Compta" dans lesquelles vous classerez vos factures client, vos factures d'achats, vos relevés de banque, vos fiches de frais, vos fiches de dépôts bancaire et tout ce qui à trait à votre activité.

Cette organisation n'a aucune valeur légale, car aucun texte ne régit l'organisation d'une comptabilité. Sachez simplement que, dans le cas d'un contrôle, vous serez tenu de présenter tout documents à même de justifier une écriture de votre comptabilité et qu'il est parfois très difficile trois ans après de se souvenir d'une vente ou d'un règlement (un contrôle peut porter sur les trois années précédant l'année en cours).
Ainsi si votre neveu vous rembourse les 500 € que vous lui avez avancés il y à quelques mois, dans le cadre d'un contrôle, il peut vous être demandé à quoi correspond cette somme trouvée sur votre relevé bancaire.
Si vous ne pouvez apporter la réponse cet encaissement sera considéré comme du chiffre d'affaires non déclaré et requalifié. Donc notez le sur votre relevé, il vous sera plus simple de vous rappeler plus tard de quoi il s'agissait et vous évitera un redressement.

Organiser le circuit des documents.

Afin de s'assurer que tous les documents seront bien enregistrés en comptabilité et donc que votre comptabilité est fiable et sincère, il est conseiller de disposer des bacs de bureau empilables qui vont vous permettre de définir un circuit à vos documents.

Le fait est qu'en théorie les journaux doivent êtres tenus au jour le jour, mais, dans la réalité, vous aurez peut-être l'occasion de "déraper" un peu.
Avec le développement de votre activité, votre bureau deviendra vite encombré et le risque de perdre une facture sous la pile des "A voir...".

Vous pouvez disposer un bac qui devra contenir tous les documents à enregistrer en comptabilité et lorsque  vous l'aurez enregistré prenez l'habitude d'inscrire sur le document un signe qui indiquera qu'il est saisi.
Les comptabilités informatisées facilite ce repérage en donnant généralement un numéro unique à l'écriture que vous pouvez reporter sur le document.

Ainsi le document ne devra quitter ce bac que pour rejoindre la chemise de l'exercice et vous serez certain en consultant un document qu'il a été enregistré en compta.

Vos déclarations fiscales et sociales.

Si vous optez pour le régime micro-social du versement libératoire des cotisations sociales et éventuellement pour le régime micro-fiscal du versement libératoire de l'impôt, vous devrez trimestriellement ou mensuellement établir une déclaration de votre chiffre d'affaires pour la période auprès du RSI. Cette déclaration servira de base de cotisation forfaitaire et définitive.

Vous trouverez le détail des règles et déclarations sociales sur notre page "Social" et fiscales sur notre page "Fiscal".

Les mentions obligatoires.

L'auto-entrepreneur devra faire figurer sur ses factures et documents commerciaux les mentions :

• Nom et adresse.
• La mention "Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM)".
• Le numéro de SIRENE.
• La mention "TVA non applicable article 293 B du CGI".

Le micro-entrepreneur devra faire figurer sur ces factures et documents commerciaux les mentions :

• Nom et adresse.
• Le numéro de SIRENE ou SIRET.
• Le code APE.
• La mention "TVA non applicable article 293 B du CGI".

Téléchargez le modèle de facturier standard recommandé par le ministère de l'économie.

 

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Les obligations comptables sont limitées à la tenue de journaux sur des livres spéciaux que l'on trouve en librairie ou sur un logiciel de comptabilité spécifique micro car les logiciels de comptabilité standards ne prennent pas en charge les spécificités du statut de la micro-entreprise et de l'auto-entrepreneur.

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